Prokrastinace jako moderní zabiják podnikání. Jak se jí zbavit?

Chronickou prokrastinací, tedy odkládáním plnění povinností a úkolů, trpí podle odborníků pětina světové populace. V drtivé většině postihuje vysokoškolské studenty, často se s ní ale potýkají zaměstnanci i podnikatelé. Pro podnikání i firmu má prokrastinace podnikatele či šéfa firmy neblahé důsledky, kazí pověst byznysu, zhoršuje vztahy se zákazníky a může vést až ke krachu jinak slibného byznysu. V boji s prokrastinací pomůže lepší organizace práce, přijetí různých návyků, ale i vyhledání pomoci. V případě šéfů firem může být užitečná například spolupráce s interim manažerem.

Prokrastinace je definována jako výrazná a chronická tendence odkládat plnění povinností a úkolů na pozdější dobu. Podle psychologů jde o formu únikového mechanismu, který člověku pomáhá vyrovnat se s úzkostí pojící se k výkonu určité činnosti. Je to jev zcela běžný a v podstatě i neškodný, ovšem pouze v případě, že se nestane chronickým. Právě chronická prokrastinace přitom postihuje dle odborníků asi pětinu lidí. Pravidelné odkládání úkolů vede ke stresu, snížené produktivitě a také pocitu viny. Neblahé důsledky může mít prokrastinace pro každého, v případě šéfů firem a podnikatelů se její negativní vliv projeví o to více, že může ovlivnit životy více lidí než jen samotného prokrastinátora – od rodiny přes zaměstnance až po klienty – a poslat k zemi jinak slibný byznys.

Špatná pověst, naštvaní klienti, promarněné šance

Na podnikání či firmu může prokrastinace podnikatele nebo šéfa společnosti tvrdě dopadnout v mnoha ohledech. „Opakovaně přetažené termíny dodání zakázek kazí reputaci, neschopnost rychle se rozhodnout vede k prošvihnutí příležitostí i činění špatných rozhodnutí. Prokrastinace ničí i vztahy se zákazníky, kteří musejí na své objednávky či dotazy čekat příliš dlouho,“ varuje Jiří Jemelka, ředitel společnosti J.I.P. pro firmy, jež poskytuje revitalizace firem a interim management malým a středním podnikům. Jak ji překonat?

Zanalyzujte svou situaci a začněte ji řešit

Chronický prokrastinátor by si v prvé řadě měl umět přiznat, že skutečně prokrastinuje. Měl by si začít všímat, jaké typy úkolů odkládá nejčastěji, a pokusit se přijít na to, proč. Je pro něj jejich plnění nějak nepříjemné? Odkládá je, protože neví, jak je splnit? Bojí se, že je nesplní správně? Jakmile si uvědomíte příčinu, zařiďte se podle ní a pokuste se najít řešení. Neradi daný úkol plníte? Buď se pokuste překonat svou averzi, nebo zkuste úkol na někoho delegovat, máte-li možnost. „Rozhodnete-li se pro delegování úkolu, dejte pozor na to, abyste jej svěřili osobě kompetentní. Zároveň by nemělo jít o něco, co se vůbec nepodobá sjednané náplni práce daného člověka. Ujistěte se, že vybraná osoba má potřebné znalosti na to, aby úkol splnila a že k němu nemá stejnou averzi jako vy. V opačném případě hrozí, že splnění úkolu bude opět odkládáno, jen někým jiným,“ varuje Jiří Jemelka.

Mohou vám pomoci zaměstnanci, přátelé, ale i interim manažer

Pokud dospějete k závěru, že úkol odkládáte proto, že nevíte, jak na něj, nebo máte obavy o jeho správné splnění, zkuste vyhledat pomoc, ať už od přátel z oboru, zaměstnanců, či specialistů. „Pro majitele firem se nabízí kupříkladu možnost využít služeb interim manažera. Ten se může chopit vybraných exekutivních funkcí a přebrat některé úkoly, zatímco se prokrastinující šéf pokusí svého problému zbavit. Případně je možné zaměstnat interim manažera vysloveně jako poradce, který s plněním úkolů pomůže, nebo bude vůči prokrastinátorovi fungovat minimálně jako jakýsi ‚dozor‘. Pro někoho může být i jen to, že na něj někdo dohlíží, impulzem pro to, aby s prokrastinací začal intenzivněji bojovat,“ radí Jiří Jemelka.

Zakažte si sociální sítě a dobře si rozvrhněte práci

Další zbraní, jak s prokrastinací bojovat, je osvojení si určitých návyků. Zaprvé se pokuste v době práce zůstat mimo dosah sociálních sítí, které jsou dle odborníků velkým zabijákem produktivní práce. Pokud nemůžete pracovat offline, zkuste si do svých prohlížečů nainstalovat různé doplňky, jež zabrání připojení se ke zvoleným adresám. Rovněž byste se měli pokusit zorganizovat čas tak, abyste se těm nejurgentnějším úkolům mohli věnovat v době, kdy jste nejproduktivnější. V tom vám pomůže vědět, zda jste takzvaná sova, nebo skřivan. Skřivani neboli ranní ptáčata jsou nejvýkonnější ráno, sovy naopak večer. Zároveň ale dbejte na to, abyste si plnění úkolu dobře rozložili. Lidské soustředění nevydrží hodiny, proto si úkol rozkouskujte na menší časové úseky a dopřejte si mezi nimi krátké pauzy. Ty ideálně věnujte drobné fyzické aktivitě nebo jen zavřete oči a relaxujte. Rozhodně neberte do ruky mobilní technologie, které odvádějí pozornost, ani nezapínejte internet.

Dodržujte pravidlo pěti minut a posilujte svou vůli

Z dalších opatření proti prokrastinaci se vyplatí dodržovat takzvané pravidlo pěti minut. Jakmile dostanete nebo vám vznikne nový úkol, začněte se mu alespoň pět minut věnovat. Jelikož mají prokrastinátoři tendenci odkládat spíše ještě nezapočaté úkoly než ty rozpracované, snížíte tímto způsobem riziko, že úkol odložíte. Také je vhodné trochu si posunout termíny: deadline si vždy zapište o den dříve, než je nutno, aby vás to donutilo k úkolu dřív „sednout“. Vyplatí se též posilovat svou vůli, a to třeba tím, že si za splnění úkolu nebo jeho části naordinujete nějakou odměnu. A vždy si říkejte, že se po včasném splnění budete cítit mnohem lépe a sami na sebe hrdí.